Khi nghĩ đến các chức năng công nghệ cao trong văn phòng hậu cần, việc mua sắm có thể không phải là điều đầu tiên xuất hiện trong đầu, nhưng đã đến lúc nó nên được chú ý. Nguồn cung ứng và mua sắm phức tạp và đa diện hơn bao giờ hết, điều này có nghĩa là số hóa và công nghệ tiên tiến không chỉ là "những điều tốt đẹp cần có", mà là thiết yếu cho hoạt động. Những người đứng đầu ngành công nghiệp nhận ra điều này, và trong một cuộc khảo sát gần đây, 57% cho biết số hóa là ưu tiên chiến lược hàng đầu của việc mua sắm.

Số hóa ngày nay có nghĩa là chuyển từ hiệu quả bề mặt sang các hệ thống thông minh, tích hợp sâu. Tận dụng AI ngày càng trở nên cần thiết cho các doanh nghiệp để tối ưu hóa hoạt động và vượt qua điều kiện thị trường biến động. Công nghệ này cũng giải phóng nhân viên để tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn và có thể giải quyết tình trạng thiếu nhân lực trong mua sắm.

Những lợi ích tiềm năng do đó là vô cùng lớn, nhưng thách thức nằm ở việc triển khai thành công. Những chức năng mua sắm chủ chốt nào mà AI có thể tạo ra tác động đáng kể, và làm thế nào để các công ty biến điều đó thành hiện thực? Hãy khám phá cách thực hiện:

Tự động hóa các nhiệm vụ mua sắm tiêu chuẩn

Khi được hỏi về những ưu tiên hàng đầu trong mua sắm của họ, các nhà lãnh đạo đã nhắc đến những điều cơ bản: tiết kiệm chi phí và độ tin cậy của chuỗi cung ứng. Những hoạt động cốt lõi này vẫn là nền tảng mà mua sắm dựa vào để tạo ra giá trị cho các tổ chức.

Thay vì thay thế các chức năng này, các công cụ hỗ trợ AI cung cấp sự giảm nhẹ rất cần thiết cho nhân viên mua sắm bằng cách tăng cường hiệu quả và cho phép họ tập trung vào công việc phức tạp hơn, có giá trị cao hơn. Ví dụ, AI tạo sinh (genAI) có thể phân tích hợp đồng và nhanh chóng cung cấp thông tin chi tiết mà nhân viên có thể tận dụng. Các công cụ này có thể so sánh các điều khoản, xác định rủi ro và tạo ra các bản tóm tắt tiết kiệm thời gian cho nhân viên, giúp họ có khả năng xử lý các nhiệm vụ chiến lược hơn như đàm phán với nhà cung cấp và giao tiếp với các bên liên quan nội bộ hoặc bên ngoài.

Liên quan đến điều này, các công cụ genAI có thể phát triển ngôn ngữ hợp đồng, hỗ trợ việc bao gồm thông tin tuân thủ và các thành phần quan trọng khác của hợp đồng một cách nhất quán. Những khả năng này có thể giảm thiểu rủi ro sai sót văn bản đồng thời tiết kiệm thời gian cho nhân viên mua sắm.

Đặt hàng tự động là một nhiệm vụ cốt lõi khác trong quy trình thu mua, nơi mà AI có thể làm việc cùng với nhân viên, đặc biệt đối với các bộ phận đang thiếu nhân viên. Thiết lập các giải pháp tự động để tìm nguồn cung ứng các mặt hàng hoặc vật liệu quan trọng có thể ngăn chặn việc bỏ sót. Các giải pháp thu mua trực tuyến như Amazon Business được định vị tốt để kết hợp với các giải pháp đặt hàng tự động, giúp nhân viên làm được nhiều việc hơn với ít nguồn lực hơn và đảm bảo hàng hóa và dịch vụ thiết yếu được lưu thông cho các doanh nghiệp.

Có được thông tin chi tiết về chi tiêu

Các công cụ được hỗ trợ bởi AI có thể làm nhiều hơn so với việc tự động hóa các nhiệm vụ, và khả năng của genAI trong việc phân tích các tập dữ liệu lớn là một trong những khả năng mạnh mẽ nhất của nó. Những giải pháp này có thể xác định các mẫu và điểm bất thường cho phân tích chi tiêu, làm sáng tỏ các vấn đề tiềm ẩn. Chẳng hạn, nó có thể xem xét chi tiêu nhỏ và xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí để đạt được các chức năng cốt lõi của thu mua, như cải thiện hiệu quả tìm nguồn cung ứng. Những thông tin chi tiết này được tạo ra nhanh hơn và hiệu quả hơn với các công cụ điều khiển bằng AI, thay vì nhân viên con người phải kiểm tra qua nhiều năm dữ liệu, mang lại triển vọng hứa hẹn cho việc tiết kiệm chi phí. 

Dữ liệu sạch, nhất quán là cần thiết để hoàn thành thành công các loại phân tích này, và việc triển khai các giải pháp AI này có thể thúc đẩy thu thập và xử lý dữ liệu theo tiêu chuẩn hơn đối với các tổ chức trên mọi ngành công nghiệp. Mặc dù sự sạch sẽ của dữ liệu này có thể là một trở ngại ban đầu, nhưng về lâu dài nó dẫn đến tiết kiệm lớn hơn.

Nhìn quanh góc để dự báo tốt hơn

Ngoài việc phân tích những gì đã xảy ra, tức là chi tiêu, các công cụ AI cũng có thể dự đoán những gì có thể xảy ra dựa trên nhiều dữ liệu đầu vào. GenAI phát triển các phương pháp phân tích dự đoán dựa trên lịch sử mua sắm, các mô hình thời tiết và các rủi ro địa chính trị, cùng nhiều điểm dữ liệu khác. Những khả năng này có thể cung cấp thông tin về các gián đoạn chuỗi cung ứng tiềm năng và dự báo nhu cầu, cung cấp một công cụ hữu ích cho các tổ chức lập kế hoạch hoạt động của họ. Nó cũng hỗ trợ độ chính xác cao hơn trong quản lý hàng tồn kho, điều này có thể giúp giảm chi phí không cần thiết.

Một khả năng dự đoán quan trọng khác là bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO). Đối với các nhà sản xuất và các ngành công nghiệp khác, phân tích dự đoán cho biết khi nào thiết bị sẽ cần dịch vụ. Điều này tạo điều kiện cho việc đặt hàng các bộ phận trước khi các vấn đề liên quan đến bảo trì xảy ra, gia tăng tiết kiệm chi phí và giảm thiểu thời gian ngừng sản xuất.

Thu được những loại hiệu quả và tiết kiệm tài chính này là một trong những giá trị gia tăng tốt nhất mà hoạt động mua sắm mang lại cho tổ chức, và việc tận dụng các công cụ hỗ trợ trí tuệ nhân tạo có thể nâng cao thêm giá trị đó, ngay cả khi đội ngũ bị thiếu nhân lực.

Trí tuệ nhân tạo và tương lai của mua sắm

Trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ kỹ thuật số tiên tiến không phải là tương lai của việc mua sắm - chúng là một phần quan trọng của hiện tại và đã có tác động ngay hôm nay. Các tổ chức chấp nhận những giải pháp này và sử dụng chúng theo cách phù hợp với doanh nghiệp của mình sẽ có vị trí để phát triển mạnh trong một môi trường đang thay đổi. Không phải mọi trường hợp sử dụng đều cần thiết cho mọi công ty, nhưng các cơ hội để tinh giản hoạt động là rõ ràng và sẵn sàng tác động đến doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm về các giải pháp Amazon Business cho bộ phận mua sắm của bạn.

Amazon Business